مساعد مكتب تنفيذي وضبط وثائق | البدائع - منطقة القصيم
تعلن فنون إشبيليا للصناعة عن توفر شاغر وظيفي بمسمى مساعد مكتب تنفيذي وضبط وثائق، للعمل بدوام كامل وحضوري في البدائع بمنطقة القصيم.
المسمى الوظيفي
مساعد مكتب تنفيذي وضبط وثائق
Executive Office & Document Control Assistant
مكان العمل
البدائع - منطقة القصيم
نوع الدوام
دوام كامل - حضوري
نبذة عن الوظيفة
دعم أعمال المكتب التنفيذي وضبط الوثائق من خلال إعداد المراسلات ومحاضر الاجتماعات، ومتابعة القرارات والتكليفات، وتنظيم وحفظ الوثائق، والتنسيق مع الإدارات المختلفة؛ بما يضمن دقة الأعمال وسهولة استرجاع المعلومات واستمرارية العمل.
المؤهلات المطلوبة
- بكالوريوس أو دبلوم في الإدارة، إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، نظم المعلومات الإدارية أو تخصص ذي صلة.
- خبرة عملية لا تقل عن سنة في المساندة الإدارية، السكرتارية، التنسيق الإداري، إدارة المكاتب، ضبط الوثائق أو مجال مشابه.
- إجادة استخدام Microsoft Word وMicrosoft Excel وPowerPoint وOutlook.
- القدرة على إعداد المراسلات ومحاضر الاجتماعات وتنظيم الوثائق.
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
أبرز المسؤوليات
- إعداد وتنسيق المراسلات والتقارير الإدارية.
- إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات والتكليفات.
- تنظيم الاجتماعات وجداول الأعمال والملفات المرتبطة بها.
- متابعة حركة الوثائق والتأكد من دقة بياناتها وترقيمها وتصنيفها وحفظ النسخ المعتمدة.
- إعداد وتحديث سجلات المتابعة باستخدام Microsoft Excel.
- التنسيق لاستلام واستكمال الوثائق والسجلات المطلوبة.
- التعامل بسرية تامة مع معلومات ووثائق المكتب التنفيذي والشركة.
المهارات والسمات المطلوبة
- التنظيم العالي وترتيب الأولويات.
- المبادرة والمتابعة.
- الدقة والانتباه للتفاصيل.
- تحمل المسؤولية والالتزام بالمواعيد.
- سرعة الاستيعاب وتلخيص المعلومات.
- التواصل والتنسيق المهني.
- العمل تحت الضغط وتعدد المهام.
- العمل ضمن فريق وتبادل المعرفة.
- المحافظة على السرية والالتزام بالصلاحيات.
- الاستعداد للتعلم والتعامل مع الأنظمة الإلكترونية وأنظمة ERP.
معلومات إضافية
سيتم التواصل مع المرشحين المطابقين للمتطلبات لإجراء مقابلة أولية.
طريقة التقديم
يرجى إرسال السيرة الذاتية إلى البريد الإلكتروني:
مع كتابة «مساعد مكتب تنفيذي وضبط وثائق» في عنوان الرسالة.